¿Qué es un OPC? Organizador profesional de congresos

Definición y explicación de quien es el Organizador Profesional de Congresos

En los últimos años de nuestra actividad profesional nos fuimos enfocando de forma natural a crear grafismos y conceptos visuales para el sector profesional de Eventos Profesionales. En este sector podemos destacar como un pilar fundamental la figura del OPC (Organizador Profesional de Congresos) o que es lo mismo que PCO (Profesional Congress Organiser).

La figura del OPC

En primer lugar podemos definir un OPC (Organizador Profesional de Congresos) como una empresa que tiene, entre sus objetivos y propositos, las funciones de consultoría, planificación, organización, dirección y control de congresos, ferias, convenciones y otros eventos similares. Como puede ser un congreso medico o un seminario profesional de un determinado sector. Además también, se puede encargar de cualquier otras actividades que, profesionalmente, requiera el congreso, pudiéndolas llevar a cabo directamente o subcontratándolas a terceras personas o sociedades. Como puede ser Avispa Comunicación.

El organizador, es el que convoca, transmitiendo a un profesional las necesidades de llevarla a cabo, es quien que asume todos los Roles en la organización, asume responsabilidades de cobros, de pagos y de gestión. El OPC debe estructurarse en cada uno de sus proyectos son comités organizadores o de planteamiento y comités técnicos específicos en función de la dimensión del evento.

FUNCIONES
Son funciones de consultoría, planificación y organización:

• El asesoramiento y la ayuda al cliente para plantear los objetivos que se desean lograr.
• Proporcionar a sus clientes los locales donde vaya a celebrarse el congreso.
• La planificación conjunta, con sus clientes, de fechas del evento y duración del mismo.
•  La ayuda al cliente en la definición del presupuesto.
• El establecimiento de un planes generales. Plan de todas las fases de la organización y un plan de marketing, si es necesario.
• La preparación de campañas de promoción
• El asesoramiento sobre financiación y subvenciones de instituciones públicas o privadas y sobre las posibilidades de financiación y patrocinio de firmas comerciales.
• El diseño e impresión del material promocional para la reunión.
• La tramitación de los permisos administrativos correspondientes que sean necesarios para el evento.
•  La selección y contratación de los proveedores idóneos.
•  La elección del equipo técnico de medios audiovisuales.
• Elección y contratación de azafatas, guías de turismo, personal técnico y auxiliar necesarios para el desarrollo del evento.
• La preparación del acto inaugural, y de clausura, y de todas las cuestiones relacionadas con el protocolo.
• Aquellas otras funciones de asesoramiento y organización que les sean propias y hayan asumido contractualmente.

Respecto a las funciones de dirección y control un OPC se encarga de:

• La administración completa del evento, incluyendo el registro y la entrega de material a participantes, ponentes e invitados especiales.
• La coordinación de la inauguración, el desarrollo de las sesiones y la clausura.
• La distribución de las salas, acorde con la asistencia al congreso o reunión. Y el establecimiento de un sistema claro de letreros direccionales (Señalectica).
• La realización de eventos sociales, actos de promoción, coordinación, control y ruedas de prensa. Además de otras actividades en torno al evento y su promoción.
• El trabajo de secretaría y coordinación.
• Aquellas otras funciones de dirección y control que les sean propias y hayan asumido contractualmente.

Entonces todas las anteriores funciones se podrán desarrollar de forma conjunta o parcial. Asimismo, los Servicios Especializados de Asesoramiento, Secretaría General Técnica y Financiación y Control Presupuestario de las actividades que, a continuación, se enumeran tales como: Congresos, Simposios, Seminarios, Mesas Redondas, Jornadas, Ferias, Exposiciones, Convenciones, Encuentros, Reuniones de Incentivos, Festivales, Actos Públicos y privados. Y todo tipo de reuniones tanto nacionales como internacionales con carácter profesional.

Asi de la misma forma que un OPC (Organizador Profesional de Congresos) que no solamente organiza, si no que asesora, buscando la mejor opción y solución para la realización de un acto profesional. Trabaja en continuo contacto con el cliente para conseguir el éxito. Por consiguiente en Avispa trabajamos con distintas figuras y departamentos dentro de las empresas asesorando en la conceptualización visual del evento y su respectiva materialización gráfica.

En conclusión es trabajando para este sector que reside nuestra especialidad. Tenemos años de experiencia branding, los conceptos visuales, el diseño grafico, el DTP y diferentes identidades visual para los mas diversos eventos.

 

 

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